Информатика. Учебное пособие
       

Как используются компьютеры в административном управлении?


Основные применения компьютеров в административном управлении следующие.

Электронный офис.

Это система автоматизации работы учреждения, основанная на использовании компьютерной техники. В нее обычно входят такие компоненты, как:

  • текстовые редакторы;

  • интегрированные пакеты программ;

  • электронные таблицы;

  • системы управления базами данных;

  • графические редакторы и графические библиотеки (для получения диаграмм, схем, графиков и др.);

  • электронные записные книжки;

  • электронные календари с расписанием деловых встреч, заседаний и др.;

  • электронные картотеки, обеспечивающие каталогизацию и поиск документов (писем, отчетов и др.) с помощью компьютера;

  • автоматические телефонные справочники, которые можно листать на экране, установить курсором нужный номер и соединиться.

    • Более подробно многие из перечисленных компонент описаны в главе 6 «Программное обеспечение».

    Автоматизация документооборота с использованием специальных электронных устройств:

  • адаптера (лат. adaptare — приспособлять) связи с периферийными устройствами,

    имеющего выход на телефонную линию;

  • сканера

    (англ. scan — поле зрения) для ввода в компьютер документов — текстов, чертежей, графиков, рисунков, фотографий.

    • Электронная почта. Это система пересылки сообщений между пользователями вычислительных систем, в которой компьютер берет на себя все функции по хранению и пересылке сообщений. Для осуществления такой пересылки отправитель и получатель не обязательно должны одновременно находиться у дисплеев и не обязательно должны быть подключены к одному компьютеру.

    Отправитель сообщения прежде всего запускает программу отправки почты и создает файл сообщения. Затем это сообщение передается в систему пересылки сообщений, которая отвечает за его доставку адресатам. Спустя некоторое время сообщение доставляется адресату и помещается в его «почтовый ящик», размещенный на магнитном диске. Затем получатель запускает программу, которая извлекает полученные сообщения, заносит их в архив и т.п.

    Система контроля исполнения приказов и распоряжений.


    Система телеконференций. Это основанная на использовании компьютерной техники система, позволяющая пользователям, несмотря на их взаимную удаленность в пространстве, а иногда, и во времени, участвовать в совместных мероприятиях, таких, как организация и управление сложными проектами.

    Пользователи обеспечиваются терминалами (обычно это дисплеи и клавиатуры ), подсоединенными к компьютеру, которые позволяют им связываться с другими членами группы. Для передачи информации между участниками совещания используются линии связи.

    Работа системы регулируется координатором, в функции которого входит организация работы участников совещания, обеспечение их присутствия на совещании и передача сообщаемой ими информации другим участникам совещания.

    В некоторых системах телеконференцсвязи участники имеют возможность «видеть» друг друга, что обеспечивается подсоединенными к системам телевизионными камерами и дисплеями.


    Содержание раздела